Gestão de NFS-e: veja como acertar desde a emissão

A gestão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) pode até parecer um detalhe burocrático, mas é chave para qualquer empresa ou empresário que queira manter sua organização fiscal em dia – e manter-se regular junto ao Fisco.

Quando bem feita, essa gestão evita dores de cabeça e ainda facilita o controle financeiro.

E é verdade que emitir Nota Fiscal é só uma parte do processo e que ainda existem várias outras burocracias ligadas ao recebimento de pagamentos por parte de um prestador de serviços, desde os prazos até os tributos.

Mas, se pelo menos uma etapa pode ser automatizada e simplificada, por que continuar insistindo em fazê-la manualmente?

O uso de tecnologias vai ajudar na gestão também: este artigo explica em detalhes.

Antes de tudo, entenda o que é a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é um documento digital em que fica registrada, oficialmente, a prestação de um serviço por parte de um empresário ou uma empresa, e o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS) já na porcentagem correta.

Ao emiti-la, pelo site da prefeitura ou com um ERP integrado que será apresentado adiante, o prestador do serviço garante uma operação adequada às leis e um maior controle administrativo de seu negócio.

Atenção: a NFS-e substitui as Notas Fiscais e os recibos que antes eram feitos em papel, e o melhor de tudo é que dá para usar, além do sistema de emissão, um sistema de gerenciamento destes documentos, eliminando vários processos manuais.

Tanto empresa quanto clientes, então, saem ganhando em agilidade, segurança e transparência.

Como e por que fazer controle de Notas Fiscais de Serviço eletrônicas?

Se você é prestador de serviços ou tem uma marca voltada para isso, depois de emitir sua NFS-e, precisa manter todas as notas sob controle para declarar Imposto de Renda, prestar contas ao Fisco se necessário, evitar multas e ter certeza de que a gestão financeira do negócio está caminhando bem.

E uma das melhores dicas para administrar as NFS-e sem dificuldade é contar com um sistema de gestão (ERP).

Através de um ERP financeiro – que você pode acessar pelo computador ou celular, por exemplo – toda a gestão de Notas Fiscais acontece em apenas alguns cliques. Fica mais fácil:

• Emitir, armazenar e monitorar NFS-e
• Manter em dia o cadastro dos clientes
• Preencher dados automaticamente
• Atualizar as alíquotas de ISS
• Compartilhar a Nota Fiscal por e-mail com cada contratante
• Conciliar contas a receber
• Fazer e monitorar fluxo de caixa

Os melhores sistemas também geram relatórios detalhados de tudo o que você gastou e ganhou e facilitam as tomadas de decisão em relação ao futuro do negócio, ajustes de valores etc.

A automatização, então, garante uma eficiência operacional que vai além da gestão de NFS-e (e pode mudar o futuro de toda e qualquer empresa, independentemente do tamanho).

Então, é possível integrar NFS-e ao sistema contábil?

Sim. Você pode unir a emissão das notas ao seu sistema contábil, usando um ERP com integração para registrar, automaticamente, todos os dados essenciais para manter sua organização fiscal e financeira (por exemplo, informações dos clientes, valores, ISS (%) e datas.

Através do ERP, os arquivos XML das Notas Fiscais são lidos assim que você os transfere, e as informações são armazenadas no sistema tanto para prestação de contas quanto para facilitar novos contratos e novas emissões de NFS-e no futuro.

E só uma função caberá à você, preferencialmente com ajuda do seu contador: garantir que o cadastro do seu negócio no sistema esteja adequado aos serviços prestados, certificando-se de registrar corretamente as alíquotas fiscais, os códigos de serviços, a porcentagem de ISS e sua inscrição municipal.

8 dicas para integrar NFS-e, ERP e sistema contábil com sucesso

Caso você precise de dicas práticas, anote estas aqui:

1. Escolha um ERP com módulo fiscal integrado e, preferencialmente, criado para atender o seu segmento
2. Certifique-se de que o ERP ofereça integrações nativas a sistemas contábeis e/ou leia arquivos XML importados de Notas Fiscais
3. Registre ou configure todos os dados da sua empresa dentro do sistema
4. Analise como estão configuradas as alíquotas de ISS e os códigos de serviço
5. Habilite a exportação automática das NFS-e (em lote ou em tempo real) e defina a frequência e o formato dos arquivos enviados à sua contabilidade
6. Teste o processo antes de formalizá-lo
7. Treine a equipe para registrar as informações no sistema de forma rotineira
8. Mantenha o sistema sempre atualizado

Precisou declarar Imposto de Renda ou compartilhar informações com a contabilidade? Depois disso, ficou fácil!

Por que usar ERP na gestão de NFS-e? Lista completa de vantagens

Ao automatizar o registro e a partilha de NFS-e, você vai perceber que o ERP integrado é, na verdade, um aliado estratégico para o crescimento do seu negócio e o fim de qualquer problema na prestação de contas para a Receita Federal.

Benefícios, como os listados abaixo (e muitos já explorados no decorrer deste artigo) aparecem diariamente.

• Conformidade fiscal
• Fim do retrabalho na contabilidade
• Redução de erros nas emissões
• Zero desperdício de tempo e dinheiro
• Reputação consolidada no mercado
• Validação de dados em tempo real
• Alertas sobre falhas ou ajustes necessários
• Registros atualizados de informações dos clientes
• Fluxo de venda mais rápido, seguro e assertivo
• Centralização das Notas Fiscais eletrônicas
• Pesquisa rápida de NFS-e por filtros
• Adequação a padrões unificados quando validados pelo governo federal

Enfim, o que parece detalhe à primeira vista, se torna parte fundamental de uma jornada de sucesso. Pronto(a) para ganhar eficiência, deixar a burocracia para trás e antecipar-se às novas normas dos próximos anos?