O arquivo XML é, sem dúvidas, um dos recursos mais importantes para quem quer acertar no armazenamento e na transferência de dados dentro de uma empresa, bem como no uso dessas informações de maneira estratégica.
Ele surgiu em 1990 como um modelo de linguagem tecnológica flexível e adaptável, voltado para a estruturação organizada de dados, de forma a deixá-los legíveis tanto para humanos quanto para computadores.
O exemplo mais conhecido de aplicação do arquivo XML é na Nota Fiscal eletrônica (NF-e), um documento que contém todas as informações de uma transação comercial, como dados do comprador e do vendedor, valores, impostos etc.
E é justamente este arquivo que você, gestor(a), pode usar para tomar decisões muito mais assertivas e estratégicas por aí. Continue lendo se quiser saber como!
Entendendo o que é um arquivo XML e para que ele serve
Um arquivo XML é um documento digital no qual ficam estruturados dados específicos e através do qual pode haver tanto o armazenamento quanto a transferência desses dados.
Esse tipo de arquivo contém a chamada “Linguagem de Marcação Extensível” ou, em inglês, “Extensible Markup Language”, o que facilita para os computadores entenderem o que está registrado nele.
Você provavelmente já o viu por aí, afinal, sempre que baixa uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e), é nesse formato que ela é salva no seu computador.
Mas será que você sabe como ele funciona especificamente nesse formato e por que é tão importante utilizá-lo a favor da gestão de estoque e dos negócios como um todo?
NF-e em arquivo XML
A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) salva em formato de arquivo XML e enviada principalmente por fornecedores a gestores de empreendimentos de todos os tipos contém todas as informações da transação comercial da qual ela trata, só que esses dados estão registrados em linguagem de programação!
E guardar o documento pode ser importante não só para apresentá-lo à Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores em caso de solicitação, como também para obter dados valiosos para a administração dos negócios.
É possível extrair de uma NF-e em XML informações que ajudam na otimização do estoque, na comparação de gastos e até na avaliação de impostos e tributos recolhidos. Com elas, você consegue elaborar relatórios financeiros muito mais fidedignos, identificar tendências internas ou do mercado e, consequentemente, planejar novas estratégias para a sua empresa.
Agora, como abrir um arquivo XML de Nota Fiscal?
A NF-e em formato de arquivo XML pode ser aberta no navegador do seu computador, num editor de textos, no Excel ou em um sistema ERP do varejo que forneça essa alternativa.
O sistema é, sem dúvidas, a melhor alternativa, já que não só abre a NF-e como organiza e interpreta os seus dados, transformando-os em munição para você fazer o seu negócio crescer!
Veja detalhes sobre todas as opções a seguir.
No navegador
Salve o arquivo no seu computador e localize-o na pasta, então, siga as etapas indicadas abaixo.
- Clique em cima do XML com o botão direito do mouse.
- Selecione a opção “Abrir com” no menu suspenso que aparece.
- Escolha o navegador da web com o qual você deseja abrir o seu arquivo (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge ou outro).
Nesse formato, só dá para abrir um documento por vez.
No seu editor de textos
Para fazer a abertura pelo editor de textos do seu computador, siga o mesmo passo a passo da abertura no navegador, mas sabendo que, quando você clicar na opção “Abrir com” no menu suspenso, será necessário selecionar outro comando.
- Clique em cima do XML com o botão direito do mouse.
- Selecione a opção “Abrir com” no menu suspenso que aparece.
- Na lista de programas disponíveis para a abertura do arquivo, escolha “Bloco de Notas”, se estiver usando Windows, ou “Editor de Texto”, se o seu computador for um Mac.
Para quem nunca abriu um XML antes, essa pode ser uma excelente alternativa a título de curiosidade: navegando pelos dados registrados em linguagem de programação, você conseguirá “pescar” algumas informações curiosas. Faça o teste!
No Excel
Outra opção é abrir o arquivo XML no Excel – sim, aquele mesmo em que são feitas algumas planilhas! Basta seguir as etapas indicadas a seguir.
- Com o Excel aberto no seu computador, clique em “Arquivo”, no menu superior.
- Selecione a opção “Abrir” e procure o documento na pasta em que ele está salvo.
- Clique duas vezes em cima do arquivo para escolher e, depois, em “Abrir”.
- Escolha “Abrir como uma tabela” e aceite a alternativa dada pelo próprio programa.
Você vai ver que os dados já aparecerão distribuídos em colunas e com algumas especificações bem evidentes, enquanto outras ainda ficarão confusas de entender.
Para quem quer saber somente o nome do fornecedor, o endereço, quais os produtos vendidos e suas respectivas quantidades, o Excel pode ser suficiente, mas, em se tratando de controle financeiro e de impostos, seu uso aumenta as chances de erros humanos.
Via sistema ERP
Uma das vantagens de bons ERPs é permitir a abertura de arquivos XML de um jeito rápido e fácil, sem a interrupção das operações, e com a leitura imediata das informações contidas nele para serem, posteriormente, transformadas em relatórios completos, de fácil interpretação!
Um ERP com entrada de XML elimina a confusão de você ter, em mãos, um arquivo todo criptografado que acabaria sendo descartado ou ignorado e poupa tempo no cadastramento de produtos do seu estoque e, além de tudo, ainda mantém o seu negócio em dia com o Fisco, eliminando riscos de malha fina porque algum imposto que deveria ser pago ou registrado passou despercebido.
Quando você carrega uma NF-e nele tem esse resultado aqui:
E aí, acha que vale experimentar?
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