As principais atitudes para você otimizar o estoque da sua loja e garantir mais eficiência operacional todos os dias envolvem entender a demanda analisando históricos de vendas, conhecer as tendências de mercado, avaliar o comportamento dos consumidores e usar um bom sistema de gestão.
Um ERP específico para varejo, por exemplo, pode ajudar tanto no controle geral do que entra e sai da sua empresa quanto no rastreamento de produtos, na análise dos itens com mais demanda – através de relatórios completos – e na administração dos fornecedores.
E otimizar a organização de estoque é um dos passos essenciais para o sucesso do seu negócio, então, talvez você se interesse em seguir lendo este artigo para absorver mais dicas!
O que é e por que fazer otimização de estoque
A otimização de estoque nada mais é do que um processo fundamental para qualquer empresa – principalmente do varejo – que envolve o gerenciamento do fluxo de produtos ou insumos e, consequentemente, a análise e o controle de inventário da maneira mais eficiente possível.
Só ela permite aos gestores encontrar o equilíbrio entre atender a demanda do mercado e reduzir ou eliminar gastos em excesso, além de evitar perder vendas ou fazer entregas atrasadas, aumentando a vantagem competitiva dos negócios em relação à concorrência.
Mas os benefícios existem apenas quando o processo é feito com base na estratégia e na análise de dados, ou seja, quando há uma gestão eficiente do próprio estoque!
Gestão vs. otimização de estoque
Apesar de ambas estarem num mesmo patamar, quando se trata de controle de estoque, a principal diferença entre gestão e otimização está ligada ao cotidiano dos negócios e às funções exercidas por quem se envolve em cada processo.
A gestão de estoque envolve o controle, a organização e a movimentação de peças, itens ou insumos dentro da empresa, a exemplo do recebimento de mercadorias e do registro de cada uma delas em sistema. A otimização, por sua vez, é uma parte específica da gestão, que considera o que pode ser feito para todos os processos se tornarem mais ágeis e lucrativos.
Portanto, otimizar a armazenagem quer dizer analisar a demanda e, com base nela, traçar estratégias de categorização e contabilização dos produtos. E, para fazê-la, nada mais importante do que começar entendendo qual é o tipo do estoque que você está administrando.
Os principais tipos de estoque do varejo
Se a sua empresa for uma loja de sapatos artesanais, por exemplo, ela pode ter um estoque somente para os fios de barbante usados na confecção dos cadarços e para as borrachas usadas nas solas, outro de caixas e embalagens, outro do couro já moldado etc.
Isso significa que existem diferentes tipos de estoque, separados com base em seus propósitos e, portanto, no que é armazenado neles.
Veja adiante os principais!
- De matérias-primas: é o estoque no qual estão armazenados materiais comprados pela empresa para serem utilizados na confecção do produto final.
- De material em produção (WIP): nele, entram todos os produtos que estão em processo de preparo e embalagem, ou seja, que já foram fabricados, mas não foram concluídos.
- De produtos concluídos: é o estoque como aquele que você vê em filmes e séries ou aquele que fica mais perto do consumidor em muitas lojas físicas do Brasil e do mundo, com produtos já prontos para a venda.
- De produtos para manutenção, reparo e operação (MRO): neste estoque, estão disponíveis os materiais e equipamentos usados para a fabricação, a produção e a venda das mercadorias, mas que não são as matérias-primas.
Agora, sabendo o que otimizar, fica tudo muito mais fácil por aí.
8 dicas de como otimizar a gestão de estoque na sua empresa
Experimente adotar uma gestão “just in time” (naquela hora, naquele momento) para otimizar o controle do seu estoque e garantir mais eficiência operacional! Além disso, invista em um bom sistema ERP para varejo.
1. Adote a gestão “just in time”
Esta pode ser uma boa estratégia para seu negócio, pois se trata de uma gestão de estoque na qual você só compra materiais ou matérias-primas caso haja demanda pelos produtos finais, minimizando os custos.
No entanto, esse modelo de gestão exige acompanhamento atento e próximo de toda a movimentação de entradas e saídas, além de análises periódicas de relatórios e do relacionamento com fornecedores.
2. Crie políticas de reabastecimento
Entenda quais produtos mais vendem e quais não saem tanto assim dentro de determinado período ou mesmo o ano todo, e determine melhor o espaço de tempo para comprar seus insumos.
A partir daí, crie políticas internas ligadas ao reabastecimento, definindo, por exemplo, de quem serão compradas cada uma das matérias-primas e por quais motivos, como acontecerá o recebimento e a conferência do que chegar etc.
3. Trabalhe com previsão de demanda
Você pode se basear em históricos de vendas, no número de pedidos a cada dia, semana ou mês, em pesquisas de mercado e nos relatórios dos seus sistemas, dentre outros dados, só não deixe de se basear em alguma métrica exata para prever ou planejar sua demanda.
Pode ser que alguma expectativa não seja atendida? Pode! Caberá a você analisar os mesmos dados dos mesmos períodos anteriores para comparar e entender o porquê.
4. Classifique suas mercadorias em estoque
Pode parecer bobo, mas classificar suas mercadorias em grupos impacta diretamente nos custos finais do seu estoque, sabia? A classificação leva à organização e, tendo um estoque organizado, o processo de reposição ou de pedido fica muito mais ágil.
Muitos empreendedores optam por fazer essa classificação pela frequência de vendas, ou seja, deixando os itens que vendem menos em uma área menos à vista se comparados aos que saem mais.
5. Conheça o seu giro de estoque
Investigue, durante algum tempo, quanto entra e quanto sai de cada matéria-prima, insumo e até produto final para saber o que é mais rentável e procurado e o que pode estar dando prejuízo.
Se possível, escolha um período determinado e separe o valor total de todas as suas vendas, dividindo-o pelo valor total dos produtos em estoque somados (no mesmo período). Com esse cálculo, ficará mais fácil visualizar se as coisas estão indo bem ou nem tanto. Um giro baixo pode exigir que você repense suas ações e até promoções!
6. Treine seus funcionários
Entender os processos é tão importante quanto aplicá-los no dia a dia, então, capacite a equipe que vai gerir o estoque, bem como as pessoas que receberão as entregas dos fornecedores.
Em paralelo, faça um treinamento com todos os envolvidos direta ou indiretamente na gestão do que entra e do que sai da empresa, explicando, passo a passo, os sistemas envolvidos no trabalho, as políticas internas criadas e as expectativas que você tem.
7. Desenvolva um bom relacionamento com seus fornecedores
Como diz o ditado, “quem tem contatos, tem tudo”, logo, manter uma boa negociação com seus fornecedores vai ser meio caminho andado para uma boa gestão de estoque.
Essa troca saudável é importantíssima quando você precisa de alguma mercadoria de última hora, de algum desconto ou da negociação de prazos e de formas de pagamento alternativas.
8. Automatize para otimizar!
Por último, saiba que nada acontece se você insistir em fazer cada etapa à mão ou só contando com planilhas.
A otimização tem tudo a ver com automação, já que todo o processo de análise e previsão de demanda, a priorização de produtos de acordo com os que mais vendem, o controle de qualidade e o monitoramento de fornecedores passam, a partir do uso da tecnologia, a ter menos riscos de erros, fraudes e problemas porque são feitos através de um ERP específico para gestão de estoque.
Você está a um passo de deixar de lado as dores de cabeça e o cansaço pelo trabalho que nunca termina, passando a contar com recursos como filtros para melhor organização de relatórios, cadastro em um clique das suas mercadorias, categorização de Notas Fiscais, leitura de arquivos em XML e muito mais. Que tal?
Boa gestão – e excelentes vendas!
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